1. ENGAGEMENT DE PORTOCORK
Portocork est une marque détenue par la société Amorim Cork, SA, qui assume
toutes les déclarations faites ici par Portocork.
Portocork prend un engagement fondamental envers ses parties prenantes
(Stakeholders) de respecter leur vie privée et de protéger leurs données personnelles.
Portocork vous encourage à lire attentivement la présente Politique de confidentialité
ainsi que ses mises à jour.
2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
L’entité responsable de la collecte et du traitement de vos données personnelles est
Amorim Cork, SA, qui vous fournira le service ou le produit et, dans ce cadre, décidera
quelles données seront collectées, les moyens de traitement utilisés et les finalités pour
lesquelles les données seront exploitées. Cette société dispose également d’un Délégué
à la protection des données (DPD / DPO) qui (i) surveillera la conformité des techniques
de traitement des données avec les normes applicables, (ii) est le point de contact avec
la partie prenante pour toute demande d’éclaircissement, (iii) coopérera avec
l’autorité de contrôle, (iv) fournira des informations et conseillera le responsable du
traitement ou le sous-traitant sur leurs obligations en matière de vie privée et de
protection des données.
3. DONNÉES PERSONNELLES, TITULAIRES DES DONNÉES ET CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Une donnée personnelle est toute information, de quelque nature et sur tout support,
se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est
considérée comme identifiable si elle peut être identifiée directement ou indirectement,
par exemple au moyen de son nom, d’un numéro d’identification, de données de
localisation, d’un identifiant électronique ou de tout autre élément permettant
d’identifier cette personne physique.
Qui sont les titulaires des données personnelles ?
La partie prenante (Stakeholder) – personne physique à laquelle se rapportent les
données et qui a utilisé les services ou produits de Portocork. Par exemple, sera une
partie prenante de Portocork la personne de contact avec laquelle un contrat de
fourniture de biens ou de prestations de services a été conclu. Le groupe des parties
prenantes inclut également les personnes de contact susceptibles d’être destinataires
des campagnes publicitaires ou offres promotionnelles de Portocork, ainsi que celles
qui demandent des informations sur les produits et services commercialisés par
Portocork.
À cet égard, Portocork informe qu’elle protège également les données personnelles et
respecte les droits de ces parties prenantes.
Quelles catégories de données personnelles traitons-nous ?
Données d’identification
Identification et coordonnées
Exemples
Nom ; société ; raison sociale de la société ; pays
4. BASES JURIDIQUES, FINALITÉS ET DURÉE DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Sur quelles bases Portocork peut-elle traiter vos données personnelles ?
Consentement : lorsque vous avez donné votre consentement exprès et préalable –
par écrit, oralement ou par validation d’une option – et lorsque ce consentement est
libre, éclairé, spécifique et univoque. Par exemple, votre consentement à l’envoi de
messages de marketing direct, à l’élaboration de profils, à l’enregistrement des appels ; ou
À quelles fins et pendant combien de temps Portocork traitera-t-elle vos données personnelles ?
Vos données personnelles seront traitées par Portocork uniquement pendant la durée
nécessaire à la réalisation de la finalité définie ou, selon le contexte applicable, jusqu’à
ce que vous exerciez votre droit d’opposition, votre droit à l’oubli ou retiriez votre
consentement. Une fois le délai de conservation arrivé à son terme, Portocork
supprimera les données ou les rendra anonymes, sauf si elles doivent être conservées
pour une autre finalité qui demeure en vigueur.
Finalités
Media Center
Exemples
Mise à disposition / envoi de documents à la demande de l’utilisateur
Lorsqu’il existe une obligation légale ou contractuelle, le défaut de fourniture de
données personnelles peut entraîner le non-respect de l’obligation concernée.
Quels sont les délais de traitement et de conservation des données personnelles ?
Portocork traite et conserve vos données personnelles conformément aux finalités pour
lesquelles elles sont traitées. Dans certains cas, la loi impose le traitement et la
conservation des données pendant une durée minimale, par exemple les données
nécessaires à la communication avec l’Administration fiscale à des fins comptables ou
fiscales, ou les données relatives à la comptabilité commerciale, qui doivent être
conservées pendant 10 ans, ainsi que les données utilisées pour la lutte contre le
blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, qui doivent être conservées
pendant 7 ans.
En l’absence d’obligation légale spécifique, les données ne seront traitées que pendant
la période nécessaire pour atteindre les finalités ayant motivé leur collecte et leur
conservation initiales et toujours conformément à la loi, aux lignes directrices et aux
décisions de la CNPD.
Ainsi :
Portocork traitera et conservera vos données personnelles pendant la période durant
laquelle elle maintient une relation contractuelle avec vous.
En ce qui concerne la vidéosurveillance de ses locaux, Portocork conservera les
enregistrements d’images et vos données personnelles pendant une durée maximale de
30 jours.
Portocork peut conserver d’autres données personnelles pendant des périodes
supérieures à la durée de la relation contractuelle, soit sur la base de votre
consentement, soit afin de garantir des droits ou obligations découlant du contrat, soit
parce qu’elle dispose d’intérêts légitimes le justifiant, mais toujours pour une durée
strictement nécessaire à la réalisation des finalités correspondantes et conformément
aux lignes directrices et décisions de la CNPD.
5. MODALITÉS ET MOMENT DE LA COLLECTE DES DONNÉES PERSONNELLES
Quand et comment collectons-nous vos informations personnelles ?
Nous collectons des données personnelles avec votre consentement ou dans le cadre
des relations commerciales établies avec Portocork.
La collecte de données peut se faire oralement, par écrit ou via le site Internet de
Portocork.
6. DROITS DU TITULAIRE DES DONNÉES PERSONNELLES
Quels sont vos droits ?
Droit d’accès – droit d’obtenir la confirmation des données personnelles vous
concernant qui sont traitées, ainsi que des informations y relatives, par exemple les
finalités du traitement, les délais de conservation, etc.
Droit de consultation / d’écoute ou d’obtention d’une copie des données, par exemple
des factures, contrats écrits ou enregistrements d’appels auxquels vous avez pris part.
Droit de rectification – droit de demander la rectification de vos données personnelles
inexactes ou de demander que des données personnelles incomplètes soient
complétées, telles que l’adresse, le numéro d’identification fiscale, l’e-mail, les
coordonnées téléphoniques, ou autres.
Droit à l’effacement ou « droit à l’oubli » – droit d’obtenir l’effacement de vos données
personnelles lorsqu’il n’existe aucun motif valable pour leur conservation, par exemple
dans les cas où Portocork doit conserver les données pour se conformer à une
obligation légale ou en raison d’une procédure judiciaire en cours.
Droit à la portabilité – droit de recevoir les données que vous nous avez fournies dans
un format numérique couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander la
transmission directe de vos données à une autre entité qui deviendra le nouveau
responsable du traitement de vos données personnelles, mais uniquement lorsque cela
est techniquement possible.
Droit de retirer le consentement ou droit d’opposition – droit de s’opposer au
traitement des données ou de retirer, à tout moment, le consentement donné, par
exemple en ce qui concerne le traitement à des fins de marketing, dès lors qu’il
n’existe pas d’intérêts légitimes prévalant sur vos intérêts, droits et libertés, tels que la
défense d’un droit dans le cadre d’une procédure judiciaire.
Droit à la limitation – droit de demander la limitation du traitement de vos données
personnelles, sous la forme : (i) de la suspension du traitement ou (ii) de la limitation du
champ du traitement à certaines catégories de données ou à certaines finalités de
traitement.
Profilage et décisions automatisées – Portocork peut établir des profils des parties
prenantes, par exemple sur la base de leurs préférences ou intérêts personnels, en
particulier pour fournir des services, améliorer la qualité et l’expérience des produits et
services ou adapter les communications de marketing direct, lorsque ce traitement est
nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat entre le titulaire des données et
Portocork ou lorsqu’il est fondé sur le consentement du titulaire des données.
Lorsque le traitement de données personnelles, y compris le profilage, est effectué
exclusivement de manière automatisée (sans intervention humaine) et est susceptible
de produire des effets juridiques vous concernant ou de vous affecter de manière
significative, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement
sur ce traitement automatisé, sauf exceptions prévues par la loi, et le droit de garantir
que Portocork adopte des mesures appropriées pour sauvegarder vos droits et
libertés ainsi que vos intérêts légitimes, y compris le droit d’obtenir une intervention
humaine dans le processus de décision de Portocork, le droit d’exprimer votre point de
vue ou de contester la décision prise sur la base du traitement automatisé de vos
données personnelles.
Droit d’introduire une réclamation – droit de déposer une réclamation auprès de
l’autorité de contrôle, la CNPD, en plus de la société ou du DPO.
Comment pouvez-vous exercer vos droits ?
L’exercice des droits est gratuit, sauf en cas de demande manifestement infondée ou
excessive, auquel cas des frais raisonnables peuvent être facturés en fonction des
coûts encourus.
Les informations seront fournies par écrit, mais peuvent être communiquées oralement
si vous en faites la demande. Dans ce cas, Portocork devra vérifier votre identité par
d’autres moyens que la simple vérification orale.
La réponse aux demandes sera fournie dans un délai maximal de 30 jours, sauf s’il
s’agit d’une demande particulièrement complexe.
Veuillez adresser vos demandes à l’adresse suivante :
dpo@amorim.com
7. TRANSMISSION DES DONNÉES PERSONNELLES
Dans quelles circonstances vos données personnelles seront-elles communiquées à d’autres entités, sous-traitants ou tiers ?
Vos données peuvent être transmises à des sous-traitants pour être traitées au nom et
pour le compte de Portocork. Dans ce cas, Portocork prendra les mesures contractuelles
nécessaires pour garantir que les sous-traitants respectent et protègent les données
personnelles des parties prenantes.
Les données peuvent également être transmises à des tiers – entités autres que
Portocork ou ses sous-traitants – si le titulaire des données a donné son consentement
à cet effet, ou à des entités auxquelles les données doivent être communiquées en
vertu de la loi, telles que l’Administration fiscale.
Dans quelles circonstances Portocork transférera-t-elle vos données vers un pays tiers ?
Portocork peut être amenée à transférer vos données personnelles vers un pays tiers
situé en dehors de l’Union européenne, qui ne figure pas sur la liste des pays que l’UE
considère déjà comme assurant un niveau adéquat de protection des données
personnelles. Dans de tels cas, Portocork veillera à ce que les transferts de données
soient effectués dans le strict respect des exigences légales applicables
